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阿塔咨询——培训管理者应该知道的五点  

2013-06-21 15:23:38|  分类: 管理咨询 |  标签: |举报 |字号 订阅

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虽然培训项目的内容会不断地发生变化,但是培训管理者的工作却总是在重复着同样的内容:制订计划、争取预算、需求调查、跨部门协调、供应商甄选、谈判、签署合同、组织培训、效果评估与汇报。哪些培训工作内容可以纳入知识管理的范围呢?

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培训管理看似不难,但要做好,却并不容易。

一方面,虽然培训项目的内容会不断地发生变化,但是培训管理者的工作却总是在重复着同样的内容:制订计划、争取预算、需求调查、跨部门协调、供应商甄选、谈判、签署合同、组织培训、效果评估与汇报。

另一方面,培训管理者总在工作中不得不面临各种问题的挑战,或预算不足、或需求不清晰、或领导不重视、或学员不配合、或供应商不给力等。值得注意的是,这些困扰也似乎总是会在每个培训项目中反复出现,呼之即来,却挥之不去。

“一个人不能两次踏入同一条河”!作为一个培训管理者,如果我们的目光只是局限于当前具体的培训活动,“就事论事”地处理问题,不是从更高的视角去探询解决问题的手段,那么,即使我们的工作再有效率,这种效率也无法带来良好的效果。

对于培训管理中所产生的组织过程资产(知识、技术、方法、经验、教训等)进行有效管理,即通过培训业务的知识管理,有助于培训管理者将重复的工作简单化、流程化、标准化,从而逐步实现培训管理规范化的最佳实践。

哪些培训工作内容可以纳入知识管理的范围呢?

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1 培训工作的流程管理

任何企业的培训工作大致都会遵循一定的流程来进行。这一流程有其普遍性一面,即所有的培训基本都包括培训项目立项(或发起)、需求调查、供应商联系、培训方案沟通与确认、合同谈判、培训执行、培训评估。

另一方面,由于企业受到各自内部环境的影响,培训工作流程的细节不尽相同。有的企业客户可能更为简洁,而另一些企业可能更为细致。不论是简洁的流程,还是细致的流程,其好坏的评价标准只能是它是否适合本企业的实际状况,并使培训管理行之有效。

同时,任何培训工作流程都有持续优化的空间。这就需要培训管理者在培训实践中,不断地总结经验教训,并将所能改进之处,体现于流程设计中。

建立一个企业的培训工作的流程图,通过培训工作流程的可视化管理,能够帮助培训管理者直观地发现问题所在,有利于整合资源和优化流程设计。

2 培训文档模板管理

在培训管理中,各种标准化的文档模板不可或缺。标准化文档模板的运用,不但可以提升工作效率,便于对相同性质的信息进行比较与分析,更有利于建立企业培训管理的规范化操作行为。

培训文档模板种类繁多,包括企业培训制度、需求调查表、需求确认书、供应商记录表、讲师记录表、培训协议、培训通知、培训评估表、培训结案报告、年度培训规划表、年度培训执行跟踪表,问题管理清单、企业案例汇编,等等。

将培训工作中能够通过标准化文档模板进行管理的部分尽量模板化,能够使培训管理的效率事半功倍。这个标准化的过程也是循序渐进的,模板从无到有,内容从繁简到适度。模板的评价标准只有一个,是否有助于提高管理效率,达成最好的工作效果。

此外,由于各类培训文档总是在实践中逐步获得修改、调整与完善,因此会形成同一文件的众多版本。如果不对版本进行有效的管理,将对未来的工作造成混乱。此外,对于文件版本的整理和归类,也有利于从全局的视角去回顾、研究和理解本企业培训工作发展的过程,使我们的工作更能与具体实际相结合。

3 培训档案管理

将培训管理工作过程中所形成的文档分类整理后归档,是将组织过程资产沉淀下来的一种形式。尽量做到,每一个培训项目都有据可查(可是纸质文档,也可是电子版文档,或是两者都有),包括项目的培训需求报告、培训建议书、供应商与师资信息、培训合同、培训教材、培训评估表、培训结案报告,等等。要把培训当成系统工作来做,不可“打一枪换一个地方”,那样做,培训管理者永远都将停留在基础性运营的重复中。对于培训工作的认识,很多程度上决定一个培训管理者能走到什么样的高度。

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4 问题管理

在培训管理工作中,会遇到各类的问题。这些问题,不论是培训管理者在自身工作中所面对的,还是学员在培训中所提及的或是其在训后实践中所遇到的,都可以统一分为两大类。

一类是具有代表性的共性问题。这类问题不但典型,而且还可能经常性地出现,将这类问题归纳汇总,并整理出问题解决的最佳实践(如果问题发起者是学员,应将解决方案反馈给他们),可以避免组织在同一环节被同样的问题所困扰。

另一类问题更多的具有个性化的特色,不需要一一记录,但针对此类问题的解决可以在培训管理团队内部进行交流和分享,以供他人借鉴。

5 内部案例整理归档

为了是培训工作与企业实践更好地结合,培训管理者应该有意识地搜集和整理企业经营管理中发生的典型案例。这种搜集和整理工作可以依托每一个具体培训项目的实施来进行,比如在某一主题培训的前期,要求有关人员按照标准化的格式提供出相关的工作场景(背景)或问题,作为企业案例供讲师用于教学。也可以是由学员提供案例的信息,而由培训管理者按照标准化的格式重新编写。

这些案例累积下来,并分门别类地加以整理和归档,就能逐步形成企业工作实践所涉及各个方面的真实资料了。这些案例的运用,不仅仅能够使培训更接近于企业实践本身,而且还可以作为企业管理者的参考资料,可以使培训工作为管理带来增值。

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